Des outils pour préparer la reprise

Vous trouverez ci-dessous des outils pour préparer la reprise d’activité en vue de la sortie du confinement.

Formations à distance : en chômage partiel, les salariés ont dorénavant droit à des formations prises en charge à 100 % par le FNE. A lire ici.

Affichages et organisation des mesures d’hygiène : l’AST 25 donne des modèles pour organiser l’affichage et les mesures d’hygiène des locaux. A consulter ici.

Protocole national de déconfinement pour les entreprises pour assurer la sécurité et la santé des salariés. Un guide détaillé qui aborde de nombreux sujets :

  • recommandations en termes de jauge par espace ouvert
  • gestion des flux ;
  • équipements de protection individuelle ;
  • tests de dépistage ;
  • protocole de prise en charge d’une personne symptomatique et de ses contacts rapprochés ;
  • prise de température ;
  • nettoyage et à désinfection des locaux.

Autre lien possible avec les recommandations de l’INRS.

Règles de chômage partiel à compter du 1er mai : Ameli

Document unique : questions/réponses sur l’élaboration du document unique

Les consignes de l’AFNOR pour la reprise d’activité.

L’investigation appréciative

Qu’est-ce donc me direz-vous ? Une nouvelle définition des initiales IA ?

Les 5 étapes de l’investigation appréciative

Ce pourrait être une méthode pour relancer positivement vos équipes après la crise. Plutôt que de se focaliser sur ce qui a été difficile ou n’a pas fonctionné, prenons le contre pied en mettant en valeur ce qui a bien marché.

En entretien par binôme, chacun met en avant les bonnes pratiques, les nouvelles compétences acquises, les outils, les méthodes, les idées. La synthèse de ces entretiens permet de définir le « rêve », c’est à dire ce qui pourrait être, et de construire ainsi ensemble une vision commune.

Or justement, nous avons besoin de reconstruire la vision de l’entreprise et de redéfinir son projet après le tsunami du covid. Le dialogue autour de ce « rêve » doit permettre de déterminer des propositions concrètes, innovantes et stimulantes qui constitueront les objectifs de demain.

Et ainsi de construire le plan d’action de redémarrage.

Comment savoir si vos collaborateurs restent mobilisés ?

La crise actuelle nous touche dans nos différentes identités : en tant que citoyen, en tant que parent, au niveau professionnel, en tant qu’individu.

Elle transforme les liens entre les collaborateurs et l’entreprise avec deux possibles :

  • une distanciation de ces liens, liée à l’éloignement physique à travers le télétravail ou le chômage partiel
  • un renforcement par le sentiment d’appartenance à une communauté.

L’assiduité au travail (dans une situation de télétravail) est un marqueur d’engagement du salarié, à prendre en considération.

Se mobiliser pour contribuer à des projets collectifs dans le cadre d’actions solidaires est un signe encore plus fort de son engagement.

L’entreprise pourra alors chercher à mettre en valeur cet engagement non pas pour profiter directement de cette action mais pour permettre d’en démultiplier son impact.

En savoir plus.

Télé-réunion : capitaliser sur cette nouvelle pratique à travers une charte

Le télétravail est majoritairement une expérience nouvelle pour les entreprises.

Et encore plus les réunions en visioconférence -même si certains les avaient déjà expérimenté.

Or après une période d’ajustement, il apparaît un certain nombre de bénéfices à ce mode de réunion.

  • Elles commencent à l’heure : difficile de faire patienter tout le monde quand on est connecté à distance.
  • Les échanges sont plus disciplinés, avec un respect de celui qui parle, sans parole coupée.
  • Meilleure écoute : les discussions en aparté ne sont pas possibles.
  • Les échanges sont de meilleure qualité, plus directs et plus efficaces.

L’idée est donc de capitaliser sur cet apprentissage collectif en mettant en place une charte de la réunion en télé-travail -à rédiger en commun dès à présent ou de retour dans l’entreprise – et de conserver ce mode d’organisation pour certaines réunions après la crise.

Pour en savoir plus

Comment lutter contre la démotivation des managers ?

Dans cette période de creux entre l’urgence du début de la crise, qui a mobilisé toutes les énergies et la sortie du confinement, qui va elle aussi demander beaucoup de ressources, de disponibilité et de courage, des instants de démotivation et de découragement sont possibles dans les équipes et plus spécifiquement au niveau des managers qui ont été sur sollicités ces dernières semaines.

Alors comment remotiver les managers des équipes et leur permettre de trouver un second souffle ?

L’article de Jean-Olivier Allègre« Eviter la déconfiture motivationnelle » donne des conseils précis et détaillés sur la façon de lutter contre cette démotivation en partant de cette question.

« Comment motiver des équipes ou des individus si, moi-même manager, je n’ai plus d’énergie et de motivation??? »

Avant de vouloir remobiliser les équipes, il est primordial de remobiliser les managers eux-mêmes. Cet article s’adresse donc aux managers de managers mais il est également très instructif pour les managers eux-mêmes qui auront à leur tour la tache de remotiver leurs collaborateurs.

Lire ici.

Apprendre à se servir des outils collaboratifs

Vous aviez peut-être déjà l’habitude d’utiliser des outils collaboratifs, très utiles pour travailler à distance ou en temps désynchronisé. Mais en général, ce sont plutôt les ETI ou grands groupes qui avaient passé cette étape.

Pour les PME ou les sociétés de taille plus réduite, c’est l’un des challenges du moment que d’essayer de prendre en main ces outils, à distance. Les tutoriels sont là pour aider à cette formation et notamment celui mis à disposition à titre gratuit, sur la plateforme de Linkedin Learning. Composé de sessions de quelques minutes, il permet de progresser pas à pas, de manière très opérationnelle.

Sachant qu’une version gratuite de Teams existe également, c’est peut-être l’occasion de se lancer !

Tutoriel pour apprendre à se servir de Teams

Liens utiles autour des financements et de la trésorerie

Voici quelques liens utiles qui vous feront gagner un peu de temps.

FAQ : Accompagnement des entreprises

Prêt garanti par l’Etat / PGE : mode d’emploi

Les différentes prêts disponibles auprès de Bpifrance : présentation détaillée

Fonds de solidarité pour les TPE

Mode d’emploi pour construire votre prévisionnel de trésorerie : les conseils de Pep’s Advisory

Des conseils pratiques autour des aspects RH / télétravail / RGPD

Vous trouverez ci-après la synthèse de différents cabinets d’avocats qui donnent des conseils pratiques et un éclairage sur les aspects RH en liaison avec le télétravail, le RGPD ainsi que les risques sur la cybersécurité.

Télétravail : droits, sécurité…

Le premier concerne la réglementation sociale sur le télétravail, il a été présenté par deux avocats du cabinet Fromont Briens. A lire ici.

Le second porte plus spécifiquement sur les aspects RGPD du télétravail et les conditions pratiques de mise en oeuvre. Il est réalisé par le cabinet Haas. A lire ici.

Le troisième est une liste des points de vigilence liés à la cybersécurité. Cette information est publiée par le cabinet Lamy Lexel. A lire ici.

En complément, les recommandations du gouvernement au sujet de la cyber malveillance.

Télé-manager : comment faire ?

Le Journal du Net a diffusé plusieurs articles sur le thème du télé-management, avec des conseils à suivre pour adopter les bonnes méthodes.

Télé-manager : une nouvelle pratique à apprendre.

Voilà ci-dessous quelques bonnes pratiques résumées.

  • Fixer des heures précises pour faire des points avec l’intégralité de vos collaborateurs, par chat ou par visio-conférence : chaque manager présentera un point précis de son activité, pour favoriser la participation collective.
  • Déterminer de manière collective quelques règles de télé-travail à mettre en place (salut collectif en visio et passage en conférence téléphonique ensuite pour préserver la bande passante, par exemple).
  • Laisser de la souplesse dans les horaires de travail : demander à l’avance les disponibilités et indisponibilités pour garder de la flexibilité, l’un des intérêts du télé-travail.
  • Mettre en place des outils collaboratifs : slack, hangout, googledrive, skype ou zoom pour la visio-conférence
  • Disposer de matériels portables pour les collaborateurs : un investissement indispensable !
  • Passer du « command and control » à une posture de chef d’orchestre, donner la vision globale et le cap à l’équipe ce qui permettra de faire baisser l’angoisse, faire confiance à l’équipe.
  • Etre réactif aux messages de l’équipe pour renforcer la confiance.
  • Définir les missions de chacun et mettre en place un suivi individualisé en fonction des besoins du collaborateur
  • Prendre le temps d’avoir des échanges informels, pour recréer du lien comme on le ferait au bureau.
  • Apprendre à parler émotions : repérer les signaux non verbaux pour ressentir l’état interne du collaborateur, lui poser des questions sur ce qu’il ressent.
  • Insister aussi sur le droit à la déconnexion.
  • Etre tolérant face aux réactions disproportionnées, prendre du recul, les malentendus sont accentués avec la distance et le stress.
  • Préparer l’après-crise en consignant sur un journal de bord tous les points qui pourront être retravaillés dans un second temps.

Episode 1, Episode 2, Episode 3, Episode 4

Ajustement de l’activité dans les deux prochains mois

Plusieurs leviers sont disponibles pour ajuster le niveau d’activité de l’entreprise :

  • les congés payés déjà posés d’ici fin mai
  • le solde des congés payés à poser avant fin mai : pour permettre la mobilisation des équipes au redémarrage, l’idée est de poser le maximum de congés dans les semaines qui arrivent
  • les comptes épargne temps à débloquer.

Le chômage partiel reste une solution sous réserve qu’elle soit validée par la Direccte, en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et des motivations exprimées dans la demande. Il y a donc un aléa sur cette solution, avec des premiers retours négatifs sur certains dossiers.